English
Tehdään mielikuvaharjoitus.
Kuvittele, että johdat yritystä mutta et huomioi kirjanpitoasi ja heität pankilta tulleet tiliotteet nopean vilkaisun jälkeen roskiin. Et ole varma miksi kulut ovat niin paljon suuremmat tässä kuussa verrattuna edellisiin tai miksi voittoa syntyi niin vähän. Usein vain arvailet ja toivot, että rahaa riittää edes seuraavan kuukauden kulujen kattamiseen.
Ei tarvitse olla Warren Buffett ymmärtääkseen, kuinka kauhea ajatus yllä kuvattu tilanne on.
Silti niin monessa ravintolassa ei ole valitettavasti ymmärrystä siitä, kuinka paljon ruokaa syödään suhteessa siihen, kuinka paljon sitä menee roskiin. Ruokaan tarvittavat raaka-aineet ovat yksi korkeimmista kuluista ravintolassa vastaten keskimäärin 29 % osuutta kustannuksista. Raaka-aineiden lisäksi ruokahävikissä on otettava huomioon esimerkiksi tehty työ, valmistus- ja tarjoilukustannukset, varastointi, energian ja vedenkäyttö sekä jätekustannukset. Hävikkiin mennyt ruoka tarkoittaakin rahan heittämistä roskiin, sillä hävikki on aina toteutumatonta liikevaihtoa, joka heikentää yrityksen katetta. Ruokahävikillä on lisäksi lukuisia muita negatiivisia seurauksia, joista lisää voit lukea esimerkiksi täältä.
Hävikkiä syntyy tuotantoprosessin eri vaiheissa ja hävikkilajien osuudet vaihtelevat luonnollisesti ravintolatyypin, tarjoilutavan ja liikeidean mukaan. Pienistä puroista syntyy kuitenkin nopeasti iso joki. Ruokahävikki kertoo ennen kaikkea ruokaketjun tehottomuudesta, kun tuotannossa käytetyt panokset, ympäristövaikutukset ja kustannukset ovat syntyneet täysin turhaan ruuan päätyessä hävikiksi.
Ruokahävikin vastaiseen taisteluun keskittyneen asiantuntijaryhmän Champions 12.3:n raportti kysyy osuvasti, miksi ruokahävikki ei ole noussut valtioiden, kaupunkien ja yritysten ykkösprioriteetiksi vaikka se on taloudellista ja sosiaalista arvoa tuottava ilmastoteko?
Heidän haastattelunsa indikoivat, että julkisen ja yksityisen sektorin päättäjät eivät ole tietoisia – tai eivät usko – että ruokahävikin vähentämisessä on liiketaloudellisesti riittävästi järkeä. Tämän myötä ruokahävikin kulut hautautuvat budjettiriveihin, ne hyväksytään liiketoiminnan tekemisen hintana tai vähentämiseen ei haluta tehdä riittäviä alkuinvestointeja, vaikka tuottoaste olisi pidemmällä aikavälillä taattu.
Aivan kuten on tärkeää seurata kirjanpitoa ja suunnitella liiketoimintaa, on tärkeää seurata myös ruuan käyttöä ja ruokahävikkiä. Jos tietoa ruokahävikin todellisesta kehittymisestä ei ole, ei ole myöskään faktapohjaa tarkastella talouslukuja, saati kehittää ruokalistaa ja toimintoja sen vähentämiseksi.
Suomessa ravintolasektori vastaa noin 20 % maan kokonaishävikistä. Koronaepidemian suurkärsijöissä, henkilöstöravintoloissa, sektorin kokonaishävikki on arvioiden mukaan ollut pahimmillaan jopa 24 %. Pelkästään suomalaisissa kouluissa ruokahävikin on arvioitu maksavan vuodessa noin 25 miljoonaa euroa. Kuluttajien alati kasvavat vaatimukset vastuullisesta liiketoiminnasta eivät ole myöskään häviämässä mihinkään.
Nyt jos koskaan on kriittistä kiinnittää ruokahävikkiin enemmän huomiota myös liiketoiminnallista syistä. Ruokahävikin vähentäminen näkyy nimittäin suoraan viivan alla.
Ensisijaista on aina ehkäistä hävikkiä
Hävikkilajeja on erilaisia. Puhutaan esimerkiksi keittiöhävikistä, varastohävikistä, linjasto- tai tarjoiluhävikistä ja lautashävikistä. Niin sanottuun “pre-hävikkiin” kuuluu esimerkiksi varastoon pilaantuneet raaka-aineet, keittiössä syntyneet tähteet, ja esimerkiksi linjastolle jäänyt ruoka, jota asiakkaat eivät ole ottaneet lautasilleen. Vastaavasti post-hävikistä vastaa asiakas sen jälkeen, kun hän on heittänyt loput lautasellisestaan roskiin esimerkiksi makumieltymysten, täyden vatsan tai kiireen takia.
Suurin osa ruuasta hukataan jo ennen kuin se edes pääsee asiakkaan lautaselle. Suurin ongelma on linjasto- tai tarjoiluhävikki, joka tuottaa ravintola-alalla selvästi eniten ruokahävikkiä verrattuna muihin lajeihin. Hävikin muodostuminen riippuu toki ravintolatyypistä, sillä siinä missä tarjoiluhävikkiä syntyy selkeästi eniten esimerkiksi henkilöstöravintoloissa ja kouluissa, anniskeluravintoloissa ja hotelleissa roskiin päätyy enemmän keittiö- ja lautashävikkiä.
Kyse onkin ennen kaikkea kokonaisuuden hallinnasta ja hävikin ehkäisemisestä koko tuotantoketjun laajuudelta. Esimerkiksi ylijääneen ruuan myyminen hävikkiruokana erilaisten sovellusten kautta on yksi erinomainen tapa vähentää linjastohävikin tuottamia kustannuksia mutta on kuitenkin hyvä muistaa, että myynnin kate on usein pieni, välityspalkkion jälkeen jopa tappiollinen, etenkin jos mukaan lasketaan ruuan valmistuksen kokonaiskustannukset. Asiakkaiden aktiivisella ohjeistamisella ja esimerkiksi pienentämällä lautaskokoa lautashävikkiä voidaan vähentää mutta ruokaa voidaan edelleen hukata huikeita määriä jo ennen sen päätymistä edes asiakkaan lautaselle.
Hävikinhallinnassa olennaista onkin hävikin määrän säännöllinen seuranta ja muutosten havainnointi, jonka kautta hävikkiin voidaan puuttua ennaltaehkäisevästi koko tuotantoketjun laajuudelta vaikuttavuuden maksimoimiseksi. Kokonaan ravintolan ruokahävikkiä ei pystytä tuskin poistamaan mutta ymmärtämällä ja analysoimalla hävikkiä sen radikaali vähentäminen tulee mahdolliseksi.
Miten ruokahävikkiin voi sitten ravintolassa puuttua?
Mittaa
On olemassa kulunut fraasi ”mitä et voi mitata et voi johtaa”, joka kuitenkin ruokahävikin suhteen pitää harvinaisen hyvin paikkaansa. Ensimmäinen askel ruokahävikin vähentämisessä onkin kerätä mahdollisimman paljon dataa ja tietoa toiminnastasi sekä asiakkaittesi tottumuksista. Tämä vaatii ennen kaikkea päivittäisen hävikin punnitsemista ja kirjaamista sekä asiakaspalautteen keräämistä. Osaatko esimerkiksi vastata seuraaviin kysymyksiin?
Kuinka paljon hävikkiä syntyy varastossa, keittiössä, linjastossa tai asiakkaiden toimesta?
Mitä ruokia jää eniten yli? Miksi? Kuinka paljon ja mitä se maksaa?
Kuinka paljon 100 asiakasta kuluttaa keskimäärin lounaalla tarjottua keittoa (niin kuin oikeasti)?
Vastaukset näihin kysymyksiin tuppaavat olemaan usein hihavakioita tai reseptiikkaan perustuvia arvioita. Tuotekierron, oikean valmistusmäärän tai asiakaskunnan mieltymysten tunnistaminen voi olla vaikeaa, etenkin jos historiallista tietoa ei tallennu mihinkään. Kokkeja tai muuta henkilökuntaa on tietysti turha syyttää, jos heillä ei ole oikeita työkaluja ja ohjausta hävikin mittaamiseen.
Henkilökunnan osalta on kriittistä huomioida myös käytettävän mittaustavan helppokäyttöisyys. Hävikin seurantaa voidaan tehdä laskentataulukoiden avulla tai se voi sisältyä tuotannonohjausjärjestelmään mutta on kriittistä testata, palveleeko valittu tapa parhainten loppukäyttäjää. Henkilökunnan tehtävä on tehdä maukasta ruokaa ja palvella asiakkaita, ei taistella jäykkien ja aikaa vievien järjestelmien kanssa. Varmista siis myös, että valittu järjestelmä on helposti skaalattavissa ja se taipuu arjen sankareiden käyttöön mahdollisimman helposti ja mahdollisimman pienellä vaivalla.
Analysoi
Datan keräämisen jälkeen seuraavana vuorossa on sen analysointi. Nykytilan hahmottamisen avulla voidaan asettaa selkeät ja realistiset tavoitteet, joihin koko organisaation pitää kyetä sitoutumaan.
Usein ruokahävikkiin liittyvää tietoa kerätään esimerkiksi juuri taulukkolaskentajärjestelmiin, jonka avulla tietoa pystytään raportoimaan helposti eteenpäin. Vaikka se on parempi kuin ei mitään, viimeistään datan analysointivaiheessa seinä nousee kuitenkin helposti pystyyn.
Valtavasta datamassasta tulisi yhdellä silmäyksellä erottaa tärkeimmät luvut ja trendit, joiden avulla toiminnalle voidaan asettaa selkeät tavoitteet, toimintaa voidaan ohjata ja ongelmiin puuttua. Luonnollisesti suuria datamääriä on helpompi tulkita, kun tieto muutetaan visuaaliseen muotoon. Ravintolan pitäisi ruokahävikin suhteen kyetä vertailemaan ja analysoimaan esimerkiksi seuraavia asioita:
Kokonaishävikin ja eri hävikkilajien (varasto-, keittiö, – linjasto- tai tarjoilu- ja lautashävikki) nykytila ja kehittyminen eri ajanjaksoilla.
Menekki, hävikki ja hukattu raha sekä hiilijalanjälki per asiakas ja per ruoka.
Ruokien menekki suhteessa asiakasmäärään perustuen historialliseen dataan (esimerkiksi aikaisempiin tarjoilukertoihin), ei reseptin antamaan arvioon
Hävikkidatan vertailu organisaatioon kuuluvien ravintoloiden välillä.
Toimi
Mittaamisen ja analysoinnin jälkeen vuorossa on luonnollisesti toiminta.
Visualisoitua dataa analysoitaessa trendejä alkaa helpommin tunnistamaan, jonka avulla asioihin kyetään reagoimaan entistä tehokkaammin.
Meneekö esimerkiksi jotain tiettyä ruokaa merkittävästi roskiin? Pitäisikö valmistusmäärää laskea tai reseptiä muuttaa? Seurasinko reseptin ohjetta 100 asiakkaalle mutta sitä jää silti aina merkittävästi yli? Miksi meillä syntyy näin paljon varastohävikkiä? Ravintola X:n kokonaishävikki on 15 % kun taas ravintola Y on pysynyt alle 10 % koko kevään, mitä he tekevät oikein?
Usein jo hävikkiprosentin näkeminen saa ammattilaisen toimimaan ja pohtimaan uusia ratkaisuja. Esimerkiksi ruokalistan suunnittelulla kyetään vaikuttamaan laajasti niin varasto- tarjoilu- kuin lautashävikkiin, oikealla raaka-aineiden valinnalla niin varastohävikkiin kuin valmistettujen annosten maistuvuuteen. Ammattitaitoinen kokki tuntee ylpeyttä kun saatavilla olevat raaka-aineet saadaan käytettyä maksimaalisesti.
Jos käytössä on ammattimainen hävikinhallintaohjelma (esim. Hukka, daa), hävikin mittaaminen ja analysointi tapahtuvat yhdessä järjestelmässä, jonka lisäksi esimerkiksi ruokaa tuotetaan jatkossa linjastolle oikea määrä historiallisen datan, ei hihavakioiden, perusteella. Asiakaspalautekyselyiden ja lautashävikkinäkymän avulla asiakas voidaan osallistaa helposti mukaan prosessiin. Ja niin, on myös syynsä miksi Hukka on erityisesti arjen sankareiden suosiossa jo sadoissa ravintoloissa (lue helppokäyttöisyys).
Oikeiden työkalujen lisäksi kriittistä ruokahävikin vähentämisessä on tietysti henkilökunnan aktiivinen kannustaminen ja sitouttaminen mukaan toimintaan. Tämä tapahtuu parhaiten porkkanan kautta. Jos ruokahävikki vähentyy, niin samalla laskevat muun muassa henkilöstö-, raaka-aine-, jäte-, energia-, ja vesikustannukset. Historiallisen työvoimapulan kurittamalla ravintola-alalla tämän uskoisi olevan erittäin tervetullutta. Myös planeetta kiittää!
Mittaa, analysoi ja vähennä ruokahävikkiä helposti, edullisesti ja älykkäästi datan avulla! Lue lisää Hukasta täältä
